¿Cuantas cosas tienes en tu escritorio? Si eres como yo, lo tendrás lleno de papeles y cacharros. Yo ni me acuerdo de que color es la superficie, por allí abajo debe andar ;-)

¡Pon orden!

He aquí un buen sistema: Retira todo lo que tienes y ponlo en el suelo. Pero todo. Esos papeles también. También el teléfono. ¿El monitor? Porqué no.

¿Ya está? Si alguien te ve ahora, rodeado de papeles y cacharros, pensará que estás loco. Pero no importa, es por una buena causa.

Ahora ve cogiendo las cosas del suelo sólo cuando las necesites. Cuando necesites el teléfono, cógelo y le buscas un lugar sobre la mesa. Cuando necesites ese libro, cógelo y ponlo sobre la mesa.

Dentro de una semana, las cosas que todavía te queden por el suelo puedes directamente tirarlas o archivarlas. Está claro que eran cosas superfluas en tu escritorio.

Es cierto, todos perdemos demasiado tiempo antes de ponernos a trabajar. Si no es ordenando la mesa, es consultando el correo. Y si no, buscando actualizaciones en los blogs, que es lo que se ha puesto de moda. Como cambiar y desterrar hábitos es muy difícil, al menos vamos a emplear en ellos el menor tiempo posible, para pasar a las tareas productivas con prontitud. Para leer bitácoras y boletines hay muchas aplicaciones. Cinco de ellas son la siguientes:

Mozilla Thunderbird.
Sí, es un gestor de correo. Pero del mismo modo que se añade una cuenta de correo se pueden añadir cuantas suscripciones RSS queramos, y organizarlas por carpetas del mismo modo que el correo. Lo bueno es que en un sólo clic tenemos nuestros mensajes y los últimos posts de nuestros blogs habituales. Lo malo es que no refresca contenidos. Si un mensaje lo detecta como leído, no va a revisar su contenido a ver si es diferente, con lo que nos perderemos las actualizaciones y correcciones del artículo que haga el autor.
Se puede encontrar en: Mozilla Thunderbird

Mozilla Firefox.
Sí, es un navegador web. Pero al encontrar una página con contenido actualizable, una marca en la barra de dirección y en la esquina inferior derecha nos avisa de que podemos crear un marcador dinámico. Es decir, un marcador con subentradas para cada post en la página principal de un blog. Ese marcador se puede manejar igual que cualquier otro: agrupar en carpetas, mover a la barra de marcadores, cambiar el nombre… Lo bueno es la integración en el navegador. Lo malo es que hay que refrescar cada marcador por separado, y que para ver cada artículo tiene que cargar la página entera, con lo que es más lento y tendremos que bucear entre la publicidad y texto superfluo del que muchas páginas abusan.
Aparte, estas dos herramientas de Mozilla tienen otra importante carencias con respecto a las demás aplicaciones de este artículo: No permiten importar las listas de blogs en archivos Opml, con lo que hay que añadir los boletines uno a uno. Y a nada que echemos cuentas de los blogs que visitamos, salen más de treinta o cincuenta fácilmente…
Se puede encontrar en: Mozilla Firefox

*Bloglines. *
La solución más popular. Una página web que nos hace un listado de los artículos recientes en nuestra lista de blogs preferidos. Varios son sus puntos fuertes: crear una cuenta es gratis; no hace falta instalar nada en nuestro equipo; es el primer gestor de suscripciones y el que más usuarios tiene, con lo que continuamente está mejorando; se pueden leer los artículos desde cualquier ordenador; y muchos blogs poseen un botón para añadirlos directamente a nuestro listado en bloglines. Entre sus puntos negativos lo que más me ha llamado la atención es que sólo lista los artículos de un boletín que no hemos leído (los ya leídos desaparecen de la lista); que la lista se refresca cada hora, independientemente del momento en que el artículo sea publicado en cada blog; y que guarda (hasta que son leídos por primera vez, claro) también los artículos borrados por el autor, con lo que podemos ver varias versiones de un post, imágenes sueltas que luego aparecen por duplicado, pero integradas con el texto, etc.
Se puede encontrar en: Bloglines

Blogbridge.
Similar a Bloglines pero en Java. En general su aspecto es más limpio que el primero, y los artículos no desaparecen al leerlos. También guarda la lista de blogs en su servidor, con lo que se puede acceder a través de cualquier ordenador. No hace falta instalarlo gracias al lanzador de aplicaciones de Juanjo Navarro. Lo malo es que no respeta el código de la página original (tipo de letra, alineamiento del texto…) y necesita las rutinas J2RE para funcionar: la primera vez que lo ejecutamos en un ordenador graba archivos en él, con lo que podría no ser accesible desde equipos donde no tengamos determinados privilegios (salas de informática en universidades, puntos de acceso en aeropuertos, etc.)
Se puede encontrar en: Blogbridge (y en el Lanzador de aplicaciones Java, claro…)

RSS Owl
Es otro pequeño programa (sólo ocupa 5,48Mb en disco duro) basado en Java (también requiere J2RE. Lo bueno de usar muchas aplicaciones Java es que con sólo instalar las rutinas para una de ellas funcionan todas), de aspecto claro y poco tiempo de aprendizaje que contiene las funciones principales de este tipo de programas. Lo mejor es la gran cantidad de funciones que presenta (salvo el Blog This! y similares, no se echa en falta ninguna: marcar mensajes, reenviar artículos, buscar nuevas suscripciones…), en poco tamaño. Lo malo es que es una aplicación instalable en el ordenador (si no tenemos nuestro equipo a mano, adiós) y el sistema de actualización no es bueno. Hay que instalar la nueva versión encima de la antigua. Nada de autoactualizaciones como los antivirus u otras herramientas Java que manejo.
Se puede encontrar en: RSS Owl

Nota para no iniciados: a excepción de Firefox, donde podemos crear la suscripción directamente al navegar por la página que nos interesa, normalmente necesitaremos la dirección URL del archivo que se encarga de avisarnos de los cambios. Muchos de los autores de boletines ponen un enlace o un botón como el que hay al principio de la columna de la derecha para facilitar la suscripción a los visitantes. Pero hay muchos que no, generalmente los usuarios de Blogger / BlogSpot, ya que este botón no aparece en las plantillas automáticas. Si se encuentran con uno de estos blogs (que hoy por hoy son mayoría) y quieren ser avisados del contenido, se puede hacer una pequeña “trampa”: a la URL del blog (generalmente http://NOMBRE_DEL_BLOG.blogspot.com/) se le añade la coletilla atom.xml (con lo que nos queda http://NOMBRE_DEL_BLOG.blogspot.com/atom.xml), y ya es reconocible por el programa que hayamos elegido.

11 minutos. Ese es el tiempo que según un estudio podemos trabajar en una oficina antes de que seamos interrumpidos.

Esto, naturalmente, es un completo asesino de la productividad. No solo se interrumpe la tarea que se llevaba a cabo antes de la interrupción, sino que se estima que se tarda 25 minutos en retomar la tarea.

Visto en un artículo de The Herald, vía lifehack.

Pau nos envía un enlace a A Not-To-Do List un listado de cosas que no debemos hacer si queremos sacar adelante algo de trabajo.

Resulta divertida esta enorme lista de cosas que todos hacemos, a veces compulsivamente, y que nos distraen de nuestro trabajo. Desde el “no checkear nuestro email” hasta el “no postear en nuestro blog”, pasando por el clásico “no googlearnos” o “no ponernos a organizar nuestro escritorio”.

Si yo tuviese que hacer mi lista personal, sería algo así como:

1. No leer el bloglines.
2. No buscar referencias a mis webs en Technorati.
3. No ver mis (miseras) ganancias en Google Adsense.
4. GOTO 1

Continuando el tema de la productividad personal, vamos a ver un aspecto complementario al problema de postergar las tareas : la falta de concentración. Se trata de una dificultad que puede llegarnos en el peor de los momentos; ante la presión de una alta carga de trabajo vemos como pasa el tiempo supuestamente dedicado al trabajo sin que los temas salgan adelante, con la productividad por los suelos.

Las primeras causas a analizar son los factores externos a nuestro trabajo: salud corporal y psicológica, existencia de problemas personales que nos afecten… en estos casos la solución pasa prioritariamente por atender estos factores.

Pero también pueden existir causas que ligadas a nuestro propio trabajo que pueden dificultar concentración, es importante detectarlas:

• Finalización de trabajos urgentes no planificados que nos dejan la necesidad de ocuparnos del “resto”. Ejemplo: dificultad de concentrarse cuando una semana de informes inaplazables y llamadas que van marcando el día a día dejan paso a un día “tranquilo” para abordar el trabajo pendiente.
• Cambios externos en el entorno laboral. Ejemplo: incertidumbre ante traslado de oficina o despacho.
• Interrupciones continuas que van desconcentrado. Ejemplo: llamadas de clientes que hay que atender.
• Tema problemático que aunque no es posible atender llama nuestra atención. Ejemplo: hay convocada una importante y problemática reunión para dentro de unos días.
• Trabajos pendientes que requieren de un tiempo largo, o que tiene una escasa visibilidad externa. Ejemplo: informes mensuales de proyectos.

Ante problemas de concentración, ligados a alguna de las causas descritas, propongo poner en marcha una sencilla solución a modo de plan de choque:

• Descomponer uno o dos temas a abordar en pequeñas tareas a realizar
• Escoger no más de diez pequeñas tareas importantes. No hay que perderse en este momento, estamos buscando cómo empezar, una vez estemos en la senda ya reorganizaremos el trabajo.
• De la lista establecida seleccionar tres tareas que siendo importantes estén listas para comenzar; porque no dependan de otra (entonces mejor descomponerla en dos) y no requieran recabar más información (¡cuántas veces nos perdemos recopilando información para una tarea importante!)
• Realizarlas sin dejarlas a parte por nada del mundo.

Una vez podamos comprobar que estamos ya más centrados es cuando podemos reorganizar y planificar nuestro trabajo de forma más amplia.

Y no quiero cerrar el artículo sin recomendar un fantástico remedio, que incide en los que llamaba factores externos. Para mejorar la concentración no hay nada como estar en forma gracias al ejercicio físico.