Leyendo un artículo sobre cómo afrontar el rediseño de un sitio web me he encontrado con un sistema de análisis de estrategias que me parece interesante y sobre todo sencillo de aplicar a multitud de campos.

Parece ser que forma parte del sistema Blue Ocean (sistema que yo no conozco).

Consiste en analizar la estrategia de nuestra vida, nuestro negocio, nuestro sitio web o cualquier otro tema y clasificar la forma en que está funcionado en cuatro apartados:

• Eliminar aquello qué es redundante, está desactualizado, es trivial o no añade valor.
• Reducir lo que es necesario pero no está añadiendo suficiente valor.
• Aumentar lo que tiene el potencial de añadir más valor.
• Crear lo que no existe pero añadirá valor.

Una vez creada esta lista, ya tenemos un roadmap de cambios concretos a realizar.

Si lo aplicamos a un sitio web comercial, fijándonos en lo que nos proporciona más visitas, podremos sin duda mejorar nuestro sitio, obtener más visitas y dejar de invertir tiempo en lo que no las atrae.

Si lo aplicamos a nuestra vida seguro que encontramos tareas que eliminar (que fueron importantes una vez en nuestra vida pero hoy en día ya no nos interesan), temas que reducir (hay que desconectar de vez en cuando pero ¿son necesarias tantas horas de televisión?), aumentar (quizá si invirtiese más tiempo en tu weblog podrías aumentar tu visibilidad en tu campo de especialización) o crear (¿un nuevo proyecto que te puede brindar beneficios en un futuro?).

Leer. Aunque cuando uno está leyendo una novela por gusto no importa realmente el tiempo que tarda, de hecho me gusta disfrutar tranquilamente de la lectura, cuando lo que estás leyendo es material menos “artístico” las técnicas de lectura rápida pueden ser de gran ayuda para rebajar la “pila” de artículos y libros que se nos acumula.

spreeder.com es una herramienta online que se puede usar de dos formas:

• Como entrenador de lectura rápida.
• Como herramienta de ayuda para leer más rápido esos artículos que tenemos pendiente.

Las razones por las que no conseguimos aumentar nuestra velocidad de lectura son varias, como la subvocalización (esa voz en nuestra cabeza que va leyendo en voz baja lo que nosotros leemos), el volver una y otra vez sobre la misma frase, etc.

Este sitio nos ayuda a leer más rápido por el procedimiento de mostrarnos una a una las palabras de texto a la velocidad de lectura que le marquemos. Aunque parezca mentira, lo he probado y funciona bastante bien. Se puede configurar varios parámetros (velocidad, tamaño del texto, número de palabras que se muestran) y tienen un par de plugins para navegadores que permiten lanzar la herramienta con el texto que seleccionemos.

Tras unos días desconectado (un fin de semana largo, unas vacaciones, una mudanza, un imprevisto…) al encender tu ordenador el infierno te espera en tu buzón y, si lo usas, tu lector de feeds. Yo he desatendido el ordenador sólo cuatro días y ahora tengo que hacer frente a 173 entradas de blogs y 68 mensajes de correo (sin contar los 83 de spam).

Ante esta situación hay dos vías de abordaje. La primera leer todos los mensajes. La segunda, borrar sin piedad.

Gran parte del correo que recibimos no merece mayor atención. Cartas en cadena, chistes en Power Point, listas de correo o grupos de noticias, boletines semanales de alguna tienda… Mensajes personales que verdaderamente requieran respuesta son muchos menos. En ellos hemos de centrar el poco tiempo del que disponemos cada día.

Y en el caso de blogs y otras fuentes de noticias, tres cuartos de lo mismo. Si una noticia es importante, habrá mucho eco en los días venideros, con lo que nos acabaremos enterando. Y si no lo era, tiempo que hemos ahorrado.

En el caso de que seamos usuarios de dispositivos móviles como Blackberry o Treo, el principio a aplicar es el mismo: No desperdiciemos el tiempo de descanso (o el que debemos dedicar a otras tareas) leyendo mensajes superfluos. Una vez más, diferenciar urgente de importante .

Una herramienta eficiente que he descubierto hace poco ha sido este calendario compacto para el año, de David Seah.

Se trata de una hoja excel que imprime en un solo folio todo un año. Algunas de sus características:

• Está centrada en las semanas (presenta una por línea) por lo que resulta eficaz a la hora de planificar trabajos.
• Dispone de un amplio espacio a la derecha, por lo que es fácil hacer anotaciones.
• Tiene marcadas las fiestas, nuevamente ideal para planificar trabajos.
• Disponible en multitud de idiomas (entre los que se encuentra el castellano).

A mi me parece especialmente útil para planificar un proyecto largo, ya que permite hacerse una buena idea del tiempo real (en jornadas y semanas) que nos llevará cada tarea, con multitud de espacio para anotar tareas e incluso ideas y esquemas.

Es un excel, pero se abre perfectamente desde OpenOffice. Si no tienes ninguno de los dos, te lo he convertido a formato pdf:

• Calendario Compacto 2007 (PDF, 17Kb)

Vía Presión Blogosférica.

O la procrastination, que dicen en inglés y seguimos sin encontrar una palabra adecuada en nuestro idioma (¿postergar?).

Leo en un tema desarrollado más a fondo en Microsiervos y en LifeHacker que esa tendencia natural a dejar las cosas para mañana puede expresarse mediante esta fórmula:

U = (E×V) / (I×D)

Siendo U el deseo real de terminar la tarea, éste es equivalente a la división del producto de nuestras expectativas de éxito ( E ) por el valor ( V ) que supone la tarea terminada, entre el producto de la inminencia del plazo de vencimiento ( I ) por nuestra tolerancia personal ante los retrasos ( D ).

Fijémonos en que si bien el numerador va a ser prácticamente constante (si hemos decidido realizar una tarea es porque esperamos tener éxito y creemos que merece la pena terminarla), el denominador es implacable. El tiempo disponible cada vez va a ser menor conforme se acerque el plazo de vencimiento (cuanto más cerca la fecha, más “ganas” de trabajar) y prácticamente no acepta modificación. Nuestra tolerancia personal es el factor más difícil de modificar de los cuatro, e incluso puede llevarnos a falsear la ecuación si, una vez vencido el plazo de entrega sin cumplir la tarea, nos autoconvencemos marcando una nueva fecha límite con lo que, aunque en apariencia es una nueva ecuación en verdad estamos teniendo cada vez menos deseo de realizar el trabajo.

Llegado este punto de la exposición, estaría bien que alguno de los lectores más hábiles con los números se atreviese con una representación gráfica…