Un clásico dentro del mundo de las ideas innovadoras fueron los “Seis sombreros para pensar”, de Edward de Bono. Cuando lo leí quedé gratamente impresionado, creo que recoge un sistema bueno y simple para abordar problemas, para aprender a pensar.

Se trata de una propuesta para analizar problemas y buscar soluciones. Seguramente tendremos nuestros propios métodos, pero ¿no os ha ocurrido el aventuraros a pensar en un tema sin disponer de la información adecuada? ¿a quién no han jugado una mala pasada las emociones a la hora de analizar un problema? ¿o quién no ha sido en ocasiones demasiado pesimista para ver una solución que tenía justo delante?

Podemos ser capaces de efectuar diferentes tipos de análisis, y ninguna de esas formas en mala en si misma. Con este punto de partida, en el libro se propone un esquema basado en separar, crear unos perfiles o roles muy diferenciados. Metiéndonos en esos perfiles (más bien, poniéndonos esos sombreros) podremos comenzar a jugar con las ideas. Se trata de ejercer diferentes papeles todos ellos válidos.

¿Cuáles son esos papeles?

• Sombrero Blanco: El blanco es neutro y objetivo. El sombrero blanco se ocupa de hechos objetivos y de cifras.
• Sombrero Rojo: El rojo sugiere ira, furia y emociones. El sombrero rojo da el punto de vista emocional.
• Sombrero Negro: El negro es triste y negativo. El sombrero negro cubre los aspectos negativos; por qué algo no se puede hacer.
• Sombrero Amarillo: El amarillo es alegre y positivo. El sombrero amarillo es optimista y cubre la esperanza y el pensamiento positivo.
• Sombrero Verde: El verde es césped, vegetación y crecimiento fértil, abundante. El sombrero verde indica creatividad e ideas nuevas.
• Sombrero Azul: El azul es frío, y es también el color del cielo, que está por encima de todo. El sombrero azul se ocupa del control y la organización del proceso del pensamiento. También del uso de los otros sombreros.

La idea resumen: simplificar el proceso y facilitar varias formas de pensar.

Os invito a hacer el ejercicio, ante un problema, asumir cada uno de los sombreros, buscar datos y cifras objetivos con el blanco, expresar emociones sobre el problema con el rojo, sed todo lo pesimistais que podáis para después cambiar al optimismo (negro y amarillo), y para terminar, anotad todas las locuras que se os ocurran (verde) Una vez recorrido, con el azul, revisad todo lo pensado, organizarlo un poco y volver a planificar otra pasada de sombreros.

Está idea está tomada del libro GTD, del que ya hablaremos.

¿Cuantos mensajes tienes ahora mismo en el INBOX (bandeja de entrada) de tu correo electrónico? El cometido del INBOX, como cualquier bandeja de entrada, es procesar la información y tareas que entran en nuestro trabajo. Si lo utilizamos como almacenamiento permanente (con correos que te recuerdan algo para hacer, otros que te recuerdan algo que estás esperando de otros, ...) pierde su sentido y es fácil traspapelar un mensaje importante entre la mezcla.

¡Recupera tu INBOX! Crea al menos tres carpetas, una llamada @ESPERANDO, otra @CONTESTAR y otra @PROCESANDO y mueve allí todo lo que tienes en tu bandeja de entrada. Ahora tu INBOX vuelve a tener su verdadera utilidad. No dejes que se vuelva a llenar.

Interesante el artículo Importancia Vs. Urgencia en el weblog Sospechosos Habituales.

En él se profundiza en el concepto de separar lo urgente de lo importante, y de centrarse en esto último. Se nos da un cuadro que nos ayuda a saber cómo comportarnos según la importancia y la urgencia de la tarea que tenemos entre manos.

Este cuadro, como estas ideas, tiene su origen en el libro Primero, lo primero, del que ya hablamos.

A mi de todas formas me gustaría puntualizar algunas cosas. Según el cuadro, una tarea puede ser:

• Importante y urgente – Solucionar. Hasta aquí no hay duda.
• Importante pero no urgente – Retrasar, nos dice el cuadro. Pero cuidado. ¿Hasta cuando? La vida está llena de cosas que son importantes pero que no podemos hacer porque “no tenemos tiempo”. Hay que encontrar el tiempo para ellas.
• No importante pero urgente – Delegar. Claro, esto siempre que tengamos a quién. En general, las cosas importantes habrá que evaluar si se pueden delegar o si las debemos hacer u olvidarnos de ellas.
• No importante y no urgente – Olvidar. Pero como siempre, recordemos que una cosa no urgente pero que tenemos que hacer se convertirá en urgente tarde o temprano. No dejemos que el monstruo crezca.

Esta es quizá una de las funcionalidades menos usadas de las PDA y es debido a nuestra falta de costumbre.

A veces alguien nos dicta un número de teléfono o a nosotros se nos ocurre alguna idea rápida. Si nuestra PDA soporta grabación de voz, como ocurre con muchas, ¿por qué no grabar directamente nuestra voz o la de la persona que nos está dictando?

Más adelante ya podemos oírlo con más tranquilidad y pasarlo a una nota o a la agenda de teléfonos.