Hace poco he releído el libro Getting Things Done, de David Allen. Este sistema, que en casi todos los sitios es nombrado por sus siglas (GTD) es uno de los sistemas de gestión del tiempo que ha recibido mayor atención entre los internautas.

Yo he leído la versión en inglés, aunque se que existe una edición en castellano, creo que por una editorial Mexicana. Desconozco la calidad de la traducción.

El libro
Se trata de un libro corto, 250 páginas, y que va al grano del sistema. Está dividido en tres partes:

• En la primera The Art of Getting Things Done, dividida en tres capítulos, se da un vistazo general al sistema. Esta parte ocupa aproximadamente un tercio del libro.

• En la segunda, Practicing Stress-Free Productivity, se detalla en 7 capítulos cada una de las partes en las que se divide el método. Esta parte ocupa prácticamente los dos tercios restantes del libro.

• Finalmente hay una pequeña tercera parte, The Power of the Key Principles, de apenas 30 páginas, y en el que se relatan las ventajas que se logran cuando se utiliza el sistema GTD.

Los principios

El método GTD se basa en algunos principios básicos, que son los que sirven de base a todo el sistema:

• Vaciar la mente: Uno de estos principios es relegar a la mente del stress de tener que estar continuamente al tanto de nuestras tareas pendientes, prioridades, etc. Para ello, el sistema propone poner en marcha un sistema que minuciosamente registre todas y cada una de nuestras “obligaciones” y “compromisos” (con nosotros mismos y con otros). La idea es obtener un sistema completamente funcional y “engrasado”, que nos permita tener confianza absoluta en él. Sólo de esta manera nuestra mente podrá estar vacía y completamente enfocada en la tarea que tenemos entre manos ahora. Si no tenemos un sistema como este a nuestra disposición, nuestra mente estará en un estado de alerta continua, tratando de recordarnos siempre las mil cosas que tenemos por hacer, lo cual sólo conseguirá dispersarnos de nuestro trabajo actual y aumentar nuestro nivel de stress.

• La Siguiente-Acción: El sistema GTD gira alrededor de la Siguiente-Acción (Next-Action). ¿Qué es la Siguiente-Acción? Es la siguiente acción física que podemos realizar sobre un proyecto. ¿Y por qué es tan importante esta Siguiente-Acción? Por que es lo que realmente hace avanzar un proyecto (y un proyecto es cualquier cosa que requiera más de una acción). Si tenemos un proyecto como “Organizar reunión”, esto no es una Siguiente-Acción. ¿Cómo se “organiza una reunión? No es algo físico que podamos hacer ahora. En su lugar, lo que tenemos que hacer, quizás, es “llamar a Pedro para reservar la sala”. Esa es la Siguiente-Acción. Espera, ¿tenemos el número de Pedro? No. Hay que llamar a Ana para pedírselo. Entonces “llamar a Ana” es la siguiente acción de este proyecto. GTD se centra en conseguir convertir nuestros “asuntos” (proyectos, compromisos, etc) en elementos sobre los que se pueda actuar directamente: Siguientes-Acciones.

El método

GTD es un método de workflow personal que se compone de 5 pasos:

• Recolectar: El primer paso del sistema es que todo lo que entre en nuestro sistema de gestión personal tiene que ser recolectado en un “buzón de entrada” para su posterior revisión. Cuando se comienza con el sistema se hace un “volcado masivo” de todo lo que tenemos en la mente, en la mesa y en cualquier otro sitio, al “buzón de entrada”. Y más adelante, cuando el sistema ya está en marcha, se utiliza el “buzón de entrada” como sistema fiable en el que sabemos que podemos delegar para no perder ninguna novedad que entre en nuestra vida.

• Procesar y Organizar: Procesar consiste en repasar uno a uno todos los elementos que tenemos en nuestro “buzón de entrada” y decidir qué se va a hacer con ellos, organizarlos en categorías. No quiere decir esto que tengamos que “hacer” realmente la tarea. De lo que se trata es de convertir los “elementos informes” que están en nuestro buzón de entrada en elementos identificables dentro del workflow. Se trata de definir si lo que tenemos entre manos es algo que hay que tirar a la papelera, una Siguiente-Acción que haremos en algún momento (NO quiere decir que haya que hacerlo ahora), un documento a conservar como referencia, etc.

• Revisar: Revisar todo el material que hemos ido preparando (las listas de Siguientes-Acciones, las listas de Proyectos, etc) y mantener dicho material afinado. Se trata aquí de revisar los proyectos, sacar de ellos todos los frentes en los que se puedan determinar “Siguientes-Acciones”, activar proyectos que teníamos parados, etc.

• Hacer: El último paso, por supuesto, es hacer. Todo el sentido del sistema es tener un sistema funcional que nos permita seleccionar en el momento adecuado qué debemos hacer, con la completa tranquilidad de que estamos eligiendo bien la tarea, sin la tensión de creer que podríamos estar eligiendo mal, olvidando tareas más importantes.

Mi opinión

En mi opinión GTD es un sistema con mucho potencial, que realmente merece la atención que ha recibido. Frente a otros sistemas en los que se habla mucho de filosofía, GTD es un sistema práctico, que se aleja de las disquisiciones teóricas y en su lugar se centra en las acciones y procesos concretos que podemos llevar a cabo para organizarnos. Algunos libros de gestión de tiempo se centran en aclarar primero las grandes prioridades de la vida con la esperanza de que esa visión nos ayude a organizarnos mejor. Frente a ellos, GTD apenas dedica unos párrafos a esa visión (los 50.000 pies de altitud, como el propio GTD los denomina) y se centra en proporcionarnos un sistema probado y que funciona para superarnos.

En ese sentido, GTD es un workflow personal que, si seguimos con disciplina, puede darnos buenos resultados.