Albin nos envía este texto que ha recibido por correo. He tratado de encontrar la fuente en Internet, pero no lo he logrado:
Cómo organizarse mejor aplicando el Principio Directo
La tendencia a ir dejando para más tarde tareas pendientes de resolver está muy extendida, pero demuestra una deficiente organización del trabajo. Una tarea que se aparca en la mesa de trabajo puede acabar afectando al ambiente laboral, desborda físicamente la propia mesa e impide tener la cabeza completamente despejada para nuevos asuntos. Además, pasar por las manos una y otra vez el mismo documento hasta que toma una decisión respecto a él obliga a perder mucho tiempo.
Sin embargo, existe un método sencillísimo de organización que parte de la premisa de actuar justamente al revés. Se conoce como Principio Directo y en esencia significa ir resolviendo las tareas de forma inmediata, de manera que cualquier documento pase sólo una vez por sus manos.
Pero resolver las tareas no significa solucionar uno mismo una tras otra todas ellas hasta terminar con la última. De lo que se trata es de tomar una decisión respecto a cada una de las tareas. En definitiva, el funcionamiento del Principio Directo consiste en que, ante cualquier tarea, se tome sobre la marcha una de las cinco decisiones siguientes:
- Solucionarla uno mismo en el momento
- Planificar su resolución (que se emprenderá en otro momento)
- Olvidarla (tirarla a la papelera)
- Delegarla
- Archivarla
Antes de decidirse por una de las cinco opciones anteriores, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones clave:
- Gestione sólo una vez cualquier papel o documento, dándole una solución la primera vez que tome contacto con él.
- Las pequeñas tareas que soluciona uno mismo y cuya gestión no ocupe más de tres minutos deben resolverse inmediatamente (por ejemplo, ante una carta que se acaba de recibir y puede contestarse al momento, hacerlo en ese instante le evitará tener que desviar después su atención hacia ella y leerla de nuevo para darle contestación).
- En tareas de mayor complejidad, la solución última no debe tomarse de forma forzada en el momento. Lo que sí debe hacerse es, aplicando el esquema anterior, pasar inmediatamente al siguiente paso (organizar la planificación del asunto, o delegarlo, o fijar un plazo para su gestión con los compañeros implicados si requiriera una solución en equipo, etc.).
- Aprenda a delegar. De esta forma, usted debe delegar aquellas tareas que no necesitan ser gestionadas directamente por usted, dejando ese tiempo para solucionar otras cosas más importantes.
Por Juanjo Navarro, 6 abril 2006 |
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